Quando se trata de gestão de processos governamentais, uma série de ações são envolvidas, visando não só à segurança dos dados, mas também a manutenção deles ao longo do tempo. Consequentemente, contribui para a preservação e a integridade dos documentos.

O gerenciamento eficiente depende, justamente, de que todo o governo, independentemente de ser municipal, estadual ou federal, esteja alinhado ao propósito de tornar o acesso simplificado e otimizar o trabalho do dia a dia do servidor.

Pensando nessa questão, neste artigo, mostraremos como automatizar os processos com o Papel Zero, quais os benefícios de utilizar a ferramenta e muito mais. Quer entender melhor sobre o assunto? Continue a leitura!

O Papel Zero e a gestão de processos governamentais

O Papel Zero é um software que tem como funcionalidade automatizar a tramitação de processos que envolvem a administração pública. A ferramenta viabiliza processos que envolvem a gestão e são de suma importância, como é o caso do envio e recebimento de documentos.

Além disso, permite a assinatura de maneira segura e ágil com apenas alguns cliques. Isso sem contar o fato de que o software promove o acompanhamento da evolução de solicitações, o que, unido à assinatura digital, representa um ganho de qualidade e tempo, além da economia de recursos.

Assinatura digital

Um dos maiores desafios da administração pública é reduzir o tempo gasto com o processo físico. Afinal, é necessário aguardar que ele chegue até a mesa dos administradores para poder assinar. O que acontece é que as pessoas que assinam, os tomadores de decisão do governo, não estão o tempo todo nas secretarias ou mesmo em outros órgãos do governo.

A assinatura digital funciona por meio de um token, permitindo que ela seja realizada em um dispositivo de fácil locomoção, podendo também ser um cartão de uso pessoal e intransferível. Ou seja, independentemente do lugar em que se encontra, a pessoa poderá assinar o documento ou processo.

Tudo isso garante a segurança jurídica ao usuário, agilizando a tramitação de processos e reduzindo gastos com papel e armazenamento. Vale lembrar que as assinaturas digitais são confiáveis.

O Decreto de número 8.539, de 8 de outubro de 2015, e a Medida Provisória 2.200/2, sancionada em 24 de agosto de 2001, são resoluções advindas do próprio governo. Ambas são responsáveis por legalizar a implantação dos documentos eletrônicos dentro dos órgãos governamentais.

Com isso, há a validade jurídica desse tipo de assinatura, que é utilizada, por exemplo pelo próprio poder judiciário. Com isso, é possível realizar petições por meio da web, sem precisar de papel. Não existem mais aquelas pessoas que entram nos tribunais carregando pilhas de processos.

Os benefícios de adotar a ferramenta

A tramitação eletrônica de documento permite monitorar processos, além de liberar a assinatura digital de todos os documentos, garantindo autenticidade, integridade e validade jurídica às atividades. Mas existe uma série de outros benefícios que merecem ser destacados quando se trata do Papel Zero!

Segurança

Os órgãos públicos que operam com o software Papel Zero têm uma segurança das informações muito maior do que aqueles que não usam. Primeiro, porque a assinatura digital está atrelada a ele, o que traz mais confiabilidade na certificação dos dados.

Assim, há uma validação dos processos executados, garantindo que eles sigam a legislação e que seja garantida a veracidade das informações neles inclusas. Além disso, apenas as pessoas autorizadas podem acessar o sistema. Sem contar que o fator segurança também elimina quase por completo os extravios e incidentes, visto que os arquivos são digitalizados, o que ajuda a manter a sua integridade.

Economia e sustentabilidade

A economia é outra vantagem que precisa ser destacada, quando se trata do software Papel Zero. Como a própria ferramenta propõe a digitalização de documentos, isso faz com que o órgão público precise utilizar menos materiais, adotando assim uma administração paperless.

A ideia desse modelo administrativo consiste na eliminação ou na redução do uso de papel nas empresas e organizações para atender às rotinas administrativas. A tecnologia, então, é usada para estabelecer essa substituição e otimizar os processos e tramitações, contribuindo para uma busca de informações mais fácil, para a economia e para o uso sustentável dos recursos naturais.

Produtividade

Outro benefício do uso do software está ligado à produtividade dos servidores. Com o uso da assinatura digital, reduz-se o tempo gasto com processos físicos, visto que é necessário esperar a chegada dele até a mesa para que ocorra a assinatura. No entanto, é preciso ter em mente que os tomadores de decisão do governo não estão disponíveis o tempo todo nas secretarias, como já destacado.

Como a assinatura digital pode ser feita com o uso de um dispositivo móvel, todo o processo é facilitado. Mas não é só ela o diferencial da ferramenta. Com o Papel Zero, é possível, também, organizar as etapas de cada atividade, acompanhar a evolução das solicitações, além de assinar e certificar digitalmente todos os documentos, o que representa um salto em qualidade, ganho de tempo e economia de recursos públicos.

O uso de tecnologias é de grande valia quando se trata de gestão de processos governamentais. Por meio delas, é possível automatizar as funções exercidas internamente, o que leva a equipes mais produtivas e também traz agilidade na prestação de serviços ao público. O Papel Zero, nesse sentido, é uma opção completa e que se encaixa nas mais diversas necessidades do setor público.

E então, quer saber mais sobre como estabelecer a sua gestão pública e otimizar o trabalho da equipe? Entre em contato conosco e conheça as nossas soluções!