A nova organização mundial do sistema de trabalho apela para a adoção do trabalho remoto. Apesar de ser uma tendência reconhecida no mercado privado, tal modelo de atuação vem ganhando fôlego nos órgãos municipais, estaduais e federais.

Algumas entidades já utilizam o modelo há algum tempo, mas em tempos em que a necessidade fala mais alto, como é o momento em que vivemos devido à pandemia do coronavírus, a adaptação é fundamental.

Pensando nisso, fizemos uma lista com dicas para ser mais produtivo no home office no setor público. Confira!

1. Mantenha uma rotina de home office

Por mais que você esteja em casa, algumas adaptações para trabalhar, sendo a primeira delas o estabelecimento de uma rotina. Na verdade, a ideia aqui é manter as mesmas tarefas, como se você estivesse saindo de casa para o trabalho.

Por exemplo, se você costuma iniciar o seu dia às 8h, mantenha esse mesmo horário para iniciar as suas atividades de casa. É de suma importância que você tenha alguns hábitos preestabelecidos, a fim de que o seu cérebro assimile que as coisas continuam iguais, apenas com uma pequena adaptação do local em que elas serão executadas.

2. Anote as tarefas diárias

Antes de finalizar o seu dia de trabalho, faça uma lista com todas as pendências para o dia seguinte. É muito importante ter um equilíbrio, pois, apesar do horário flexível e liberdade, a organização será fundamental para que o seu dia não se torne um caos.

Criar uma agenda com as coisas a serem feitas, bem como inserir intervalos para relaxar e também para as refeições não só o ajudará a ser mais produtivo, mas também a cumprir com as suas entregas. Sem contar que manter um calendário fundamentá o seu foco, evitando que uma tarefa se estenda por mais tempo que o necessário.

Existem muitos métodos de controle e automação que podem ser bastante úteis para organizar a sua rotina, entre eles podemos destacar sistemas como o Trello, o Todoist e também o Pomodoro, este último para a gestão de tempo. No entanto, você poderá utilizar cadernos e quadros se preferir métodos analógicos.

3. Conte com a tecnologia

A tecnologia é o principal elemento que permite a atuação em home office no setor público. Ela tem o objetivo de facilitar, operacionalizar e escalar a atuação do órgão, afinal, grande parte dos processos, hoje, acontecem de maneira eletrônica. Para isso, é essencial que a equipe conte com sistemas eficientes e que de fato atendam às necessidades da organização.

O PapelZero, por exemplo, é um software para gestão eletrônica de processos exclusivo para o setor público. Ele automatiza a tramitação de processos, facilitando o envio, bem como o recebimento de documentos de maneira ágil e segura. Sem contar que é um sistema simples de mexer e que garante a autenticidade jurídica dos documentos, podendo ser acessado de maneira online e de qualquer dispositivo.

4. Tenha cuidado com as distrações

Celular, TV, redes sociais, e-mails… Quando trabalhamos de casa, estamos ainda mais expostos a distrações que atrapalham a produtividade. Tudo isso ainda vai de encontro com situações do dia a dia, como múltiplas tarefas, reuniões, bem como projetos que precisam ser feitos em um curto espaço de tempo.

O primeiro passo é identificar o que causa distração e atrapalha o seu desenvolvimento. Pode ser desde o barulho da notificação até a interrupção constante. A partir disso, o segundo passo será minimizar esses momentos de desatenção. Por último, é preciso se engajar nas tarefas do dia a dia, sabendo que o seu desempenho diário depende daquilo e provavelmente impactará o trabalho de outras pessoas.

5. Trabalhe nos horários em que você é mais produtivo

Ninguém é naturalmente produtivo do amanhecer ao anoitecer, algumas pessoas conseguem produzir melhor pela manhã enquanto outras têm mais facilidade de fazer com que as suas demandas fluam no período da tarde. O fato é que você precisa saber em qual parte do seu horário de trabalho a sua produção costuma ser mais alta, concentrando as atividades mais complexas e que exigem olhar estratégico nesse período.

Aquele momento do dia de menor produtividade deixe reservado para tarefas mais simples e operacionais, mas que não exigem tanto esforço. No entanto, vale lembrar que não é para considerar essas ações menos importantes, mas sim reorganizar aquilo que de fato precisa da sua máxima atenção.

6. Separe o tempo pessoal do profissional

É muito importante fazer uma clara divisão do seu tempo pessoal para o profissional. Por mais que você esteja trabalhando de casa, manter uma rotina o ajudará a ser mais produtivo, como já dissemos. Da mesma maneira, é preciso considerar o fato de que a sua vida pessoal estará em uma linha tênue, bem próxima do trabalho, e é preciso garantir que nenhuma das duas saia perdendo.

Portanto, estabeleça um horário para trabalhar e separe um tempo para o seu lazer, compartilhar com a família e tudo mais. É preciso cuidado para não deixar nenhum deles ultrapassar o limite estabelecido, isso garantirá a sua organização tanto profissional quanto pessoal.

7. Mantenha um espaço para trabalhar

Tenha um canto da casa próprio para trabalhar, pode ser desde um escritório até o seu quarto. O essencial é que o cômodo seja claro, bem arejado e tenha mesa e cadeira confortáveis para que você possa desenvolver da melhor maneira as suas tarefas. Procure um lugar silencioso, assim será mais fácil se concentrar.

Vale lembrar que é interessante que todos os materiais a serem utilizados estejam organizados nesse espaço. Notebook, anotações e documentos, caso seja necessário, devem estar ao seu alcance. Lembrando que, por se tratar de um órgão público, é importante verificar a necessidade de alguma licença para programas de computador, por exemplo, a fim de realizar a autenticação de relatórios e documentos.

O home office no setor público pode ser sim mais produtivo com as dicas que apresentamos. Como dissemos, ao longo do artigo, a organização é o que determinará o seu sucesso atuando dentro da sua casa, bem como o uso de tecnologias eficientes.

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